1️⃣ Przejmij odpowiedzialność za zadanie

• Sprawdź nowe i nieprzydzielone zadania.
• Jeśli możesz je wykonać → przypisz je do siebie.
• Zadanie bez właściciela = zadanie nieobsłużone.

2️⃣ Wykonuj zadania terminowo

• Zwracaj uwagę na treść zadania i określ jak ważne jest dla klienta
• Jeśli nie możesz zakończyć pracy od razu: 
  • ustaw odpowiedni status,
  • dodaj informację w notatce.

3️⃣ Przydzielanie zadań

Zadania przydzielone

• Zadania przydzielone do pracownika należy realizować w pierwszej kolejności, zgodnie z terminem i priorytetem.
• Każde zadanie należy otworzyć i zapoznać się z jego treścią możliwie jak najszybciej.

Zadania nieprzydzielone

• Jeśli w systemie pojawi się zadanie nieprzydzielone, a pracownik: 
  • ma kompetencje do jego realizacji i
  • nie koliduje to z ważniejszymi zadaniami
    → należy je przypisać do siebie.
• Nie wolno pozostawiać zadań nieprzydzielonych bez reakcji.

4️⃣ Dokumentuj pracę technicznie

• Każde zadanie musi zawierać konkretny opis techniczny: 
  • co było problemem,
  • co dokładnie zostało zrobione,
  • jaki jest efekt końcowy.
• Ogólniki typu „sprawdzone”, „działa”, „ok” są niedopuszczalne.

5️⃣ Wpisz czas pracy

• Zawsze wpisuj rzeczywisty czas pracy.
• Czas bez opisu = błąd.
• Brak czasu = zadanie traktowane jak niewykonane.

6️⃣ Komunikuj się poprawnie

• Informacje dla użytkownika → odpowiedź publiczna.
• Informacje techniczne → notatka wewnętrzna.
• Użytkownik nie musi znać szczegółów technicznych.

7️⃣ Zamknij zadanie dopiero po spełnieniu warunków

Zadanie można zamknąć tylko, jeśli:

• problem został rozwiązany,
• wpisano czas pracy,
• wpisano opis techniczny,
• status jest poprawny.

? Zasada nadrzędna

Jeśli ktoś otworzy to zadanie za kilka miesięcy,
 musi dokładnie wiedzieć: co było nie tak, co zrobiłeś i dlaczego teraz działa.

Dokumentowanie pracy – OPIS TECHNICZNY (z przykładami)

4.1 Cel opisu zadania

Opis zadania ma:

• jasno pokazać co było problemem,
• udokumentować co dokładnie zostało zrobione,
• umożliwić innemu pracownikowi zrozumienie sprawy bez kontaktu z autorem.

Opis nie jest notatką „dla siebie”, tylko dokumentacją techniczną.

4.2 Zasada obowiązkowa (schemat opisu)

Każdy poprawny opis zadania musi zawierać trzy elementy:

PROBLEM → CZYNNOŚCI → EFEKT

Jeśli brakuje któregoś elementu — opis jest niepoprawny.

4.3 Przykłady POPRAWNYCH opisów zadań

✅ Przykład 1 – Problem z logowaniem

❌ Zły opis:

sprawdzono, działa

✅ Poprawny opis:

Użytkownik zgłosił brak możliwości logowania do systemu.

Zweryfikowano konto – hasłowygasło.

Wykonano reset hasła oraz odblokowanie konta.

Po wykonaniu zmian użytkownik potwierdził poprawne logowanie.

✅ Przykład 2 – Poczta / Outlook / M365

❌ Zły opis:

problem z pocztą, naprawione

✅ Poprawny opis:

Zgłoszono brak synchronizacji poczty w Outlook.

Sprawdzono konto w Microsoft 365 – konto aktywne, brak błędów.

Usunięto istniejący profil Outlook i dodano konto ponownie.

Po rekonfiguracji poczta synchronizuje się poprawnie.

✅ Przykład 3 – Drukarka

❌ Zły opis:

drukarka nie działała

✅ Poprawny opis:

Użytkownik zgłosił brak możliwości drukowania na drukarce sieciowej.

Sprawdzono połączenie drukarki z siecią – brak odpowiedzi.

Zrestartowano drukarkę oraz usługę bufora wydruku na komputerze użytkownika.

Wydruk testowy zakończony powodzeniem.

✅ Przykład 4 – Brak uprawnień

❌ Zły opis:

dodano dostęp

✅ Poprawny opis:

Użytkownik nie posiadał dostępu do aplikacji [NAZWA].

Zweryfikowano uprawnienia – brak przypisanej roli.

Nadano wymagane uprawnienia zgodnie z zakresem obowiązków.

Po ponownym zalogowaniu dostęp działa poprawnie.

✅ Przykład 5 – RDP / serwer

❌ Zły opis:

RDP nie działało

✅ Poprawny opis:

Zgłoszono brak połączenia z pulpitem zdalnym na serwerze [NAZWA].

Sprawdzono dostępność serwera – usługa RDP nie odpowiadała.

Zrestartowano usługę Remote Desktop Services.

Po restarcie połączenie RDP działa poprawnie.

✅ Przykład 6 – Zadanie typu „merge”

❌ Zły opis:

duplikat

✅ Poprawny opis:

Zgłoszenie dotyczyło tego samego problemu co inne zgłoszenie.

Wykonano połączenie (merge) ticketów.

Dalsza obsługa prowadzona w ticketcie głównym.

4.4 Jakich sformułowań NIE używać

Zakazane są opisy:

• „sprawdzono”
• „działa”
• „naprawione”
• „ok”
• „zrobione”

Jeśli opis nie mówi co, gdzie i jak — jest traktowany jako brak opisu.

4.5 Minimalny standard opisu (do egzekwowania)

Opis zadania jest poprawny tylko wtedy, gdy:

• ✅ zawiera minimum 2–4 zdania,
• ✅ opisuje konkretne czynności techniczne,
• ✅ kończy się jasnym efektem końcowym.

? Zasada kontrolna

Jeśli inny pracownik otworzy to zadanie za pół roku
 i będzie wiedział dokładnie co się stało — opis jest poprawny.